Як Telegram-бот допоміг мені не втрачати гроші на наряд-замовленнях

Проблема: наряди губляться, а разом із ними гроші

На СТО оплата залежить від закритих наряд-замовлень і годин у них. Закривають їх люди, а люди помиляються. Наряд може не закритися вчасно, потрапити не в той місяць, бути закритим на іншого механіка, а години в ньому можуть зменшити.

Перевіряти це вручну довго: треба зіставляти власні записи зі звітом. Тому перевірка часто просто не відбувалася, а втрачені гроші ніхто не помічав.

Ідея: бот, який запам'ятовує наряди й звіряє звіт

Я вирішив автоматизувати перевірку. Схема проста:

1. 1Я фотографую наряд і надсилаю його в бот.
2. 2Бот розпізнає записи, включно з рукописними, і показує, що зчитав. Я перевіряю і натискаю «Зберегти».
3. 3Наприкінці місяця я завантажую звіт з системи, а бот зіставляє його з тим, що я надсилав.
4. 4Бот показує, що закрито, що перейшло на наступний місяць, де зменшилися години, а також наряди й авто, які записані на мене, хоча я їх не робив.

З готовим звітом я йду до керівництва й розбираюся по конкретних нарядах, а не вгадую.

Як виглядає звіт

Бот ділить результат на блоки: що збіглося, розбіжності в годинах, чужі авто та помилки при закритті, наряди, які ще не закриті й переходять на наступний місяць.

Що вийшло

Бот працює вже понад пів року. За цей час мені вдалося повернути понад 10 000 грн, які могли б просто зникнути через помилки в закритті наряд-замовлень. Лише за один місяць бот показав розбіжності більш ніж на 20 годин роботи. Одного разу, наприклад, авто помилково закрили на іншого механіка: це 2 500 грн, яких я б без бота не помітив.

Звірка працює в обидва боки. Бот так само показує чужі авто й роботи, які помилково записані на мене. Мені чужі гроші не потрібні, тому виправляється все: і на мою користь, і проти мене. Для бізнесу це корисно в обидва боки: менше суперечок, менше помилок, зрозуміла картина по роботах.

Перевірка в кінці місяця тепер займає близько двох хвилин.

Що вміє бот зараз

Спочатку це була проста звірка, за пів року бот виріс у повноцінний інструмент:

• розпізнає фото наряд-замовлення, у тому числі рукописні записи й позначки механіків;
• перед збереженням показує, що зчитав, щоб я міг перевірити;
• попереджає про дублікати: якщо наряд уже є, питає, оновити дані чи залишити старі;
• шукає наряд за номером, держномером або маркою авто й показує збережене фото документа;
• щомісяця робить звірку із системою та формує звіт в Excel за день, тиждень або місяць;
• показує статистику: кількість нарядів, години, суму, профіль робіт (ходова, двигун тощо) і частку марок авто;
• дозволяє змінити ставку за годину: одразу або з першого числа місяця;
• має панель власника: список співробітників, видача й відкликання персональних ключів доступу, блокування, журнал дій;
• веде архів минулих місяців і робить резервну копію бази;
• розпізнавання одного наряду коштує близько однієї копійки.

Нові функції я додаю з власного досвіду: що заважає в роботі, те й автоматизую.

Що виявилося складним

Розробка зайняла близько двох тижнів, ще місяць пішов на тестування на реальних нарядах. Помилки були, я виправляв їх по ходу. Бот упакований у Docker, тому його зручно оновлювати й переносити.

• Рукопис і «свої» роботи. Бот має розуміти почерк і відрізняти мої роботи від чужих у документі, де записано кілька механіків. Мені довелося багато разів переробляти налаштування розпізнавання, поки результат став стабільним.
• Фото забивали сервер. Зображення швидко займали пам'ять. Тому фото зберігаються в самому Telegram: це безкоштовно, а сервер лишається невеликим і дешевим.
• Звіт приходить раз на місяць. Перевірити роботу бота на реальних даних я міг лише раз на місяць, тому тестування розтягнулося.

Доступ для колег

Згодом я зробив так, щоб ботом могли користуватися й інші механіки: доступ за персональним ключем, за невелику плату. Кожен працює зі своїми нарядами.

Чого мене це навчило

Автоматизувати варто повторювану роботу, де людський фактор коштує грошей. Не обов'язково будувати складну систему: інколи достатньо Telegram-бота, який робить одну річ і робить її послідовно.

Такий підхід підійде не лише СТО: облік заявок і залишків, нагадування клієнтам, звірка звітів, повідомлення про нові замовлення. Це типові задачі для бота в малому бізнесі.

Потрібен схожий бот для вашого бізнесу?

Я розробляю Telegram-ботів, автоматизацію та сайти під ключ для малого бізнесу. Опишіть вашу задачу, і я скажу, чи підійде для неї бот і який приблизно потрібен функціонал. Терміни залежать від вимог і функціоналу.